חלקים מתוך ראיון שפורסם ב-6 ביולי 2010
הזמנו את מיכאל טסלר ואת בלהה פלג, יועצת ארגונית מחברת מטרות לשיחה על מהי תרבות ארגונית של ניהול מונחה משימות וכיצד מבססים אותה.
מה הם האתגרים הניהוליים העומדים כיום בפני המנהלים בארגון? מיכה: היבט מרכזי באתגרי הארגונים כיום הוא הקושי של מנהלים ועובדים בניהול אפקטיבי של המידע הארגוני המצטבר בעבודה היום יומית. הנקודות הכואבות הן: אבדן השליטה על צבר המשימות אותו הם מנהיגים, אבדן מידע ארגוני חשוב ואיבוד זמן יקר בחיפוש ומעקב אחר מידע זה.
כיצד ניתן לייעל את המעקב אחר ביצוע המשימות בארגון? מיכה: שימוש בכלי תקשורת חוצי ארגון, פשוטים, גנריים וזמינים מצד אחד ומצד שני בעלי תכונות שיאפשרו את ארגון המידע, אחזורו והפיכתו לכלי ניהולי לצורך מעקב, למידה, הפקת לקחים ותכנון עתידי. חלק בלתי נפרד מהפתרון הם ההיבטים של תרבות ארגונית מוכוונת משימה, של בהירות ניהולית, ושל שפה ניהולית וביצועית אחידה וסטנדרטית.
כיצד ניתן להתאים את ההתנהגות הארגונית לגישה המשימתית? בלהה: שינוי ארגוני, במיוחד ברמת התרבות הארגונית, בדרך כלל מעורר התנגדות בקרב חברי הארגון. אפשר לשמוע תירוצים רבים, שהינם קרוב לודאי מסווה לסיבות האמיתיות של ההתנגדות. חשובה הצהרה חד משמעית של ההנהלה בדבר מחוייבותה להחלטה ולאימוץ השינוי, יש לשנות נוהלים בהתאם ולקיים הסברה תוך הדגשת התועלות האישיות שיכול העובד/מנהל להפיק מהתהליך.
מה מקומו של המנהל בהטמעת התרבות הארגונית? בלהה: אין הטמעה ללא המנהלים, שישמשו דוגמה אישית ויגלו מנהיגות. פער בין הצהרת המנהלים הבכירים על חשיבות פתרון לתקשורת משימתית לבין תפקודם בפועל יוצר בעית אמינות ופוגע ביכולת ההטמעה של השינוי ולכן יש חשיבות לדוגמה האישית של השימוש בכלים ובשפה הניהולית החדשה.
מה הם היתרונות הבולטים של המערכת אותה פיתחה חברת מטרות למול המתחרים הקיימים בשוק? מיכה: החסרונות העיקריים של המערכות הקיימות כיום בשוק שהן משולבות בארגון כמערכות "נישה" ואינן מהוות תשתית להטמעת תרבות ניהול ולתקשורת ניהולית סדורות ואחידות בארגון. הכלים הקיימים, רובם ממוקדים בתהליכים מובנים/פרויקטים ומצויידים בממשקי משתמש מורכבים יחסית. כלים אלה תופשים את עולם המשימות כעולם המתחיל ונגמר בתהליכים מובנים, בעוד שרוב משימות הארגון אינן חלק מתהליכים מובנים והן באופיין משימות מזדמנות. מערכות אלה הן "משוכללות" ומורכבות מידי למשתמש הממוצע.
יתרונותיה של המערכת שאנו מציגים הם בכך שמדובר בראש וראשונה בכלי ארגוני, המכוון את מנהלי ועובדי הארגון להתנהלות ברורה ובהירה. ההשתלבות במערכת הניהול האישית של העובד, OUTLOOK ודומיה, מאפשרת הטמעה מהירה של סביבת העבודה האישית.
מתוך הניסיון שלך, מה הם השינויים אותם רואים הארגונים, לאחר שהחליטו לאמץ את הפתרון של חברת מטרות? מיכה:
* יותר בהירות ואמינות במידע המשימתי * יותר סדר וארגון במידע על "שולחן העבודה" * בקרה פשוטה וברורה על סביבת האחריות * פחות מאמצים לאחזור מידע * סיכומי דיון ברורים יותר וממוקדי משימות