ספקי תוכנה מרבים לפרט את רשימת התכונות והיכולות של מערכת המידע אותה הם מציעים לנו. ברשימות המפוארות האלה, כבר מסתתרת לה לעתים "מלכודת ההטמעה". והמחיר? ... 10 רישיונות חינם זה בונוס יפה בחלק מהמערכות, אבל לרוב אינו משמעותי בבחירת מערכת מידע. במהלך השיחה עם ספקי התכנה, הלקוח שואל ומבקש לדעת כמה שיותר על מערכת המידע המוצעת, על יכולותיה ותהליכי העבודה אותם היא מקדמת. הנחת העבודה הרווחת היא: ככל שהתכנה מטפלת בכמות גדולה יותר של תהליכים ומשימות בניהול המידע והידע, כך היא תשתלם יותר ותביא תועלת גדולה יותר לארגון.
לקוחות רבים מוצאים עצמם "קורסים" תחת מערכת מידע משוכללת רק כי הרצון למחשב ולשכלל כל מסך ותהליך, עמד לנגד עיניהם של מקבלי ההחלטות. הדברים הופכים משמעותיים עוד יותר כאשר מדובר במגזר השלישי (עמותות בעיקר) בו תקציבי תשתיות המחשוב דלים יחסית וכוח האדם בארגונים אלה לעתים אינו כזה המורגל בניהול מידע בכלים ממוחשבים מתקדמים ותחלופתו תכופה יחסית. 10 רישיונות חינם כבר אמרנו? ... נחמד, מפתה אך עדיין לא מספיק כדי לקבל החלטה. מחיר ההקמה והטמעה, לרוב, משמעותי הרבה יותר ממחיר הרישוי.
ועל כן: כבר בשלב בחירת התשתית, הפתרון והספק, סיקרו היטב את הצרכים ואת אוכלוסיית המשתמשים על מנת לוודא כי תהליך ההטמעה, שהוא ההוצאה המשמעותית ביותר בקליטת מערכת מידע, יסתיים בשלום ויהיה מתוקצב ומובנה בהתאם למשתמשים ולצורכי הארגון.
גם בנושא זה נכון להזכיר לעצמנו כי "תפשת מרובה, לא תפשת"